В любом бизнесе требуется обмен документами — например, договорами с поставщиками, актами выполненных работ, счетами на оплату и другими. Это можно делать на бумаге, расходуя время и средства на печать и доставку, или же перейти на электронный документооборот (ЭДО) и управлять документами в цифровом формате.

В статье для Skillbox Media рассказываем ключевую информацию об ЭДО. Материал будет полезен предпринимателям и руководителям, планирующим внедрение цифрового документооборота, а также специалистам, которые будут с ним работать.

        Какие есть виды ЭДО

            Что такое ЭДО

            Какие есть виды ЭДО

        В чём преимущества и недостатки ЭДО

        Какие компании обязаны использовать электронный документооборот

        Как работает система ЭДО

        Как получить электронные подписи для ЭДО

           Как выбрать оператора ЭДО

           Как перейти на электронный документооборот

Что такое ЭДО

Электронный документооборот — это процесс обмена документами в цифровом формате. Он осуществляется через специализированные сервисы — системы ЭДО, к которым предоставляют доступ операторы ЭДО. Разберём эти понятия подробнее.

Электронные документы представляют собой цифровые аналоги бумажных документов, которые создаются, обрабатываются, передаются и хранятся с помощью электронных устройств. Обмен ими происходит не только между сотрудниками внутри компании, но и между организациями, контрагентами и государственными структурами.

Для подтверждения подлинности электронные документы подписываются электронной подписью — цифровым кодом, прикрепляемым к файлу. О видах электронных подписей и процессе их получения расскажем далее.

Системы ЭДО — это сервисы, предназначенные для ведения электронного документооборота. Они могут устанавливаться на компьютер или использоваться в облачном формате через интернет.

Благодаря системам ЭДО можно автоматизировать работу с документами: создавать, редактировать, согласовывать, отправлять контрагентам, архивировать и защищать их. Это значительно упрощает и ускоряет процесс по сравнению с бумажным документооборотом.

Операторы ЭДО предоставляют доступ к таким системам, разрабатывают платформы для работы с электронными документами и поддерживают их функционирование. Некоторые из них также предлагают дополнительные услуги, такие как выпуск электронных подписей или автоматизация бизнес-процессов.

В целом, электронный документооборот функционирует по тому же принципу, что и традиционный: документ создаётся → подписывается одной стороной → отправляется другой стороне → подписывается получателем → один экземпляр возвращается отправителю. Однако в ЭДО вместо ручной подписи используется электронная, а для передачи документов применяются онлайн-сервисы вместо почты или курьерской доставки.

Такой подход значительно упрощает работу с документами, ускоряет обмен данными, повышает безопасность и снижает затраты, например, на бумагу и логистику.

Внутренний и внешний виды ЭДО

Электронный документооборот делится на два ключевых типа: внутренний и внешний. Внутренний ЭДО используется внутри организации, а внешний применяется для обмена документами с внешними контрагентами. Каждый из них имеет свои цели и особенности организации.

Внутренний ЭДО предназначен для работы с документами внутри компании. Он применяется, например, для обмена отчётами, договорами и другими документами, не требующими участия сторонних организаций.

Такой документооборот не регулируется законодательством, поэтому каждая компания разрабатывает собственные правила работы с документами. Обычно сотрудники обмениваются файлами через сетевые хранилища или корпоративную почту, а в крупных компаниях могут использоваться специализированные программы.

Внедрение внутреннего ЭДО помогает оптимизировать рабочие процессы и ускорить взаимодействие между отделами.

Внешний ЭДО позволяет автоматизировать работу с документами при взаимодействии с партнёрами, клиентами и государственными органами.

С его помощью компании обмениваются счетами-фактурами, договорами с поставщиками, налоговой и бухгалтерской отчётностью и другими документами, требующими подписания внешними сторонами.

При использовании внешнего ЭДО, помимо внутренних корпоративных правил, необходимо соблюдать требования контрагентов, а в некоторых случаях и нормы законодательства.

Кроме того, ЭДО классифицируется по видам документов и процессов. Например, существуют системы для ведения бухгалтерского, корпоративного и кадрового документооборота.

Преимущества и недостатки электронного документооборота

Все виды электронного документооборота способствуют повышению эффективности управления и обмена документами. Однако для некоторых компаний этот подход может не подойти.

Преимущества ЭДО:

●    Снижение издержек — помогает сэкономить на бумаге, картриджах для принтеров, доставке и других расходах.

●    Ускорение подписания документов — достаточно нескольких минут для согласования и получения подписи на документе.

●    Оптимизация взаимодействия с внешними сторонами — в системах ЭДО можно отслеживать статус документа у контрагента и при необходимости ускорить процесс.

●    Упрощение работы с документами внутри компании — позволяет отслеживать все действия с документами, включая редактирование и согласование.

●    Упрощение поиска документов — создаётся надёжная база, где документы можно быстро найти по ключевым реквизитам.

●    Минимизация человеческого фактора — в системах ЭДО сложно потерять документы, их статус всегда доступен, и видно, кто за них отвечает.

●    Предотвращение ошибок — система не позволит подписать документ неуполномоченному лицу или ввести ошибочные данные.

●    Использование системы как хранилища — подписанные документы можно архивировать в системе и хранить на её серверах столько, сколько необходимо.

●    Защита документов — все файлы шифруются и надёжно защищаются от утечек и потерь.

Недостатки ЭДО:

●    Технические сбои — проблемы с сетью или сбои в самой системе могут привести к нарушению работы ЭДО и даже к потере документов.

●    Риски безопасности — несмотря на хорошую защиту данных, риски хакерских атак, вирусов и других угроз безопасности остаются актуальными.

●    Затраты на подключение — необходимо учитывать расходы на покупку и настройку программного обеспечения, а также на обучение сотрудников.

Обычно ЭДО внедряют крупные компании с несколькими подразделениями, большим числом контрагентов и большим объёмом документов. В таких случаях затраты на подключение к ЭДО оправданы. Для маленьких компаний и индивидуальных предпринимателей настройка ЭДО часто оказывается слишком дорогой.

Чтобы понять, стоит ли бизнесу внедрять ЭДО, можно воспользоваться специальным калькулятором эффективности, доступным на сайте налоговой службы.

Некоторые компании обязаны использовать электронный документооборот, например, при обмене документами с определёнными государственными структурами. Подробнее об этих случаях мы поговорим в следующем разделе.

Какие компании обязаны использовать электронный документооборот

В большинстве случаев переход на ЭДО является добровольным. Компании, желающие улучшить управление документами, повысить их скорость и надёжность, могут внедрить электронный документооборот. Однако в некоторых ситуациях ЭДО обязательно. Вот эти случаи:

1.   Компании, занимающиеся оборотом маркированных товаров. С начала 2022 года данные в систему маркировки «Честный знак» необходимо передавать только через оператора ЭДО, а не через личный кабинет. Перечень маркируемых товаров можно найти в Распоряжении Правительства №792-р, в том числе табак, молочную продукцию, одежду, обувь и другие товары.

2.   Компании, работающие с импортными товарами, проходящими через Национальную систему прослеживаемости (НСП). Для товаров, таких как холодильники, стиральные машины, бульдозеры, необходимо использовать НСП. Все процессы, связанные с этими товарами, включая документацию, можно осуществлять только в электронном виде через ЭДО.

3.   Компании, участвующие в госзакупках. Все участники закупок, проходящих по закону №44-ФЗ, обязаны использовать ЭДО с января 2022 года. Также ЭДО требуется на некоторых платформах для госзакупок и отдельных проектов.

4.   Компании, сдающие отчётность в госорганы. Все организации, ведущие бухгалтерский учёт, обязаны сдавать бухгалтерскую и налоговую отчётность в электронном виде. Это касается компаний с численностью работников больше 100 человек или с годовым оборотом свыше 10 миллиардов рублей, а также организаций с числом работников от 10 до 100 человек. Некоторые виды отчётности можно сдавать через сервисы ФНС без подключения к ЭДО.

Согласно Концепции электронного документооборота, в будущем ЭДО станет обязательным для всех компаний и ИП. Уже с 2024 года переход на ЭДО будет обязательным для всех бюджетных учреждений, и количество документов, переводимых в электронный формат, будет увеличиваться.

Как работает система ЭДО

В классическом сценарии работы ЭДО участвуют три основные стороны: отправитель электронного документа, получатель и оператор ЭДО. Кроме того, есть несколько вспомогательных сторон:

●    Удостоверяющий центр (УЦ) — организация, которая выдает электронные подписи.

●    Госорганы — регуляторы, которые контролируют процессы электронного документооборота.

Этапы взаимодействия сторон:

Этап 0: Госорганы выдают лицензии, устанавливают правила для ведения ЭДО, проводят проверки и ведут реестры. Например, ФНС ведет реестр доверенных операторов ЭДО.

Этап 1: Отправитель формирует электронный документ, подписывает его электронной подписью, при необходимости зашифровывает и отправляет его получателю через оператора ЭДО.

Этап 2: Оператор отправителя фиксирует дату и время поступления документа, проверяет его (если это предусмотрено договорённостью) и передает документ оператору получателя с указанием даты и времени отправки.

Этап 3: Оператор получателя повторяет аналогичные действия и направляет документ получателю.

Этап 4: Получатель проверяет документ, подписывает его электронной подписью и возвращает его обратно через своего оператора.

Большая часть процесса автоматизирована, и действия операторов ЭДО могут занять всего несколько секунд, если не требуется дополнительных проверок.

Таким образом, для работы с электронным документооборотом необходимо получить электронную подпись и заключить договор с оператором ЭДО. Подробнее об этом будет рассказано в следующих разделах.

Электронные подписи в ЭДО: какие есть виды и как их получить

Согласно законодательству, существует два типа электронных подписей (ЭП) — простая и усиленная, которые различаются по способу получения, надежности и области применения.

Простая электронная подпись (ПЭП):

Это набор данных, генерируемый программой по команде пользователя и прикрепляемый к электронному документу. Например, ПЭП можно использовать в Microsoft Office для подтверждения авторства.

Также к ПЭП относят коды, отправляемые через SMS, электронную почту или пуш-уведомления для подтверждения действий в интернете — например, для подтверждения покупок в интернет-магазине или входа на портал «Госуслуг». Ввод кода считается подписанием и подтверждением действия.

Усиленная электронная подпись:

Усиленная подпись представляет собой зашифрованный набор символов. Она не только подтверждает факт подписания, дату и авторство, но и отслеживает изменения документа, предоставляя более высокий уровень безопасности.

У усиленной электронной подписи (ЭП) есть два подвида:

1.   Неквалифицированная электронная подпись (НЭП):

Она создаётся с помощью специального программного обеспечения, которое не требует сертификации. НЭП можно использовать как для внутреннего, так и для внешнего документооборота.

Для использования НЭП в внешнем ЭДО необходимо заключить дополнительное соглашение между сторонами, иначе подпись не будет иметь юридической силы.

2.   Квалифицированная электронная подпись (КЭП):

КЭП создаётся с использованием сертифицированного программного обеспечения, и её выдача возможна только через аккредитованные удостоверяющие центры. Средства криптографии должны быть сертифицированы ФСБ.

КЭП имеет юридическую силу без дополнительных соглашений и подходит для универсального использования.

Для внутреннего электронного документооборота можно использовать различные виды ЭП, но для внешнего ЭДО оптимально сразу получать усиленную квалифицированную подпись. В некоторых случаях, таких как передача отчётности в налоговую, работа с государственными информационными системами или участие в электронных торгах, документы можно подписывать только с помощью КЭП.

Операторы ЭДО: по каким параметрам выбирать

На рынке существует множество операторов ЭДО, таких как «Контур.Диадок», «1С-ЭДО», СБИС и другие. Полный список аккредитованных операторов можно найти на сайте налоговой.

Для выбора подходящего оператора для бизнеса следует обратить внимание на следующие параметры:

●    Функциональность сервиса.

●    Ценовая политика и пакеты услуг.

●    Совместимость с другими системами.

●    Поддерживаемые форматы документов (например, акты, накладные, договоры, счета-фактуры).

●    Возможность международного обмена документами.

●    Дополнительные расходы, например, на специальное ПО.

●    Требуемые электронные подписи для работы компании.

●    Наличие работы в системе «Честный знак, актуально для компаний, которые занимаются оборотом маркированных товаров.

Пример: оператор «СБИС» подходит для внутреннего и внешнего документооборота, включая международный, и требует наличия КЭП, а в сервисе Legium.io допускается использование НЭП.

Как перейти на электронный документооборот: 5 шагов

Чтобы перейти на ЭДО, бизнес должен выполнить следующие шаги:

Шаг 1. Провести предварительную подготовку.

●    Определить цели и задачи перехода на ЭДО. Это поможет выбрать нужный вид электронной подписи (ЭП), оператора и учесть особенности работы с ЭДО.

●    Уточнить у контрагентов, пользуются ли они ЭДО. Это позволит понять, стоит ли внедрять внешний ЭДО или достаточно ограничиться внутренним.

●    Составить перечень документов, которые необходимо перевести в электронный вид. Например, договоры с поставщиками, акты выполненных работ, накладные и другие документы.

●    Предварительно выбрать тип системы ЭДО. Нужно решить, будет ли достаточно типового решения от одного из операторов ЭДО, или потребуется более сложная интеграция системы ЭДО с текущей IT-архитектурой компании. Второй вариант часто используется в крупных компаниях с множеством филиалов.

Шаг 2. Подключиться к оператору ЭДО.

●    Изучите условия, предложенные операторами ЭДО, и проверьте возможность интеграции с другими системами.

●    Узнайте, с какими операторами работают основные контрагенты компании. Это не критично, если у контрагентов разные операторы, главное — поддержка роуминга с другими операторами.

●    Выберите оператора ЭДО, исходя из целей бизнеса и необходимых функций.

●    Определите подходящий тариф. Обычно он зависит от количества исходящих документов, лимита на месяц, количества аккаунтов и дополнительных услуг.

●    Оформите заявку на подключение и заключите лицензионное соглашение с выбранным оператором ЭДО.

Шаг 3. Подготовиться к запуску ЭДО.

●    Получите электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Лучше выбрать КЭП, так как она подходит для большинства систем ЭДО и необходима для взаимодействия с госорганами.

●    Настройте доступ к системе ЭДО для пользователей компании.

●    Разработайте процессы обмена документами — как внутри компании, так и с контрагентами, в зависимости от выбранного вида ЭДО.

Шаг 4. Протестировать систему и подготовить сотрудников.

●    Проведите тестовый обмен документами.

●    Разработайте порядок работы с ЭДО — назначьте ответственных лиц, обучите сотрудников и подготовьте внутренний и (если нужно) внешний регламент по работе с ЭДО.

Шаг 5. Внедрить систему ЭДО.

●    Обновите учётную политику, указав, что теперь бизнес использует электронные документы с электронной подписью.

●    Уведомьте контрагентов о переходе на ЭДО и заключите с ними соглашение об использовании электронного документооборота.

●    Оформите заявку на настройку роуминга, если контрагенты используют другие операторы ЭДО.

●    Пригласите контрагентов в систему ЭДО для начала обмена документами.

●    Закрепите использование ЭДО в договорах с контрагентами, чтобы оно было юридически обосновано. Для использования ПЭП или НЭП зафиксируйте это в дополнительных соглашениях, чтобы подписания имели юридическую силу.

Главное об электронном документообороте в 5 пунктах

        Электронный документооборот (ЭДО) — это система обмена документами в электронном виде. Он бывает двух типов: внутренний, используемый для работы с документами внутри компании, и внешний, предназначенный для обмена документами с партнёрами, клиентами и государственными органами.

        Переход на ЭДО в большинстве случаев является добровольным, однако в некоторых случаях это обязательная мера. Например, если компания работает с маркированными товарами, прослеживаемыми импортными товарами или участвует в государственных закупках.

        Для работы с ЭДО необходимо получить электронную подпись и заключить договор с оператором ЭДО. Для внешнего документооборота рекомендуется сразу использовать усиленную квалификационную подпись, которую можно оформить в налоговой.

        Важно регламентировать процесс работы с ЭДО в договорах и дополнительных соглашениях с контрагентами, чтобы избежать признания обмена документами несогласованным и документов недействительными.