Определение KPI и их разновидности

KPI (Key Performance Indicators) — это ключевые показатели эффективности, которые помогают оценить результативность работы сотрудников в разных сферах. Проще говоря, это измеримые результаты, которых должны достигать специалисты. Например, для менеджера по продажам KPI могут включать количество обработанных заявок, звонков и успешных сделок за месяц. Если он выполняет или превышает план, его заработная плата может увеличиваться.

Основная цель KPI — задать измеримые ориентиры для бизнеса и сотрудников, чтобы можно было объективно оценивать их работу. Например, если интернет-маркетолог должен привлекать 30 лидов в день, а на практике получает только 20, это сигнал для руководства проанализировать ситуацию и внести корректировки.

Виды KPI

KPI делятся на два основных типа:

●     Количественные – показатели, которые можно выразить в числах. Это объем продаж, количество привлеченных клиентов, выручка, прибыль, затраты, а также время, потраченное на выполнение задач.

●     Качественные – метрики, оценивающие влияние процессов на бизнес. Например, это могут быть стандарты обработки жалоб клиентов или уровень удовлетворенности покупателей.

Генеральный директор медиааналитического агентства Ex Libris Иван Рычков подчеркивает, что KPI могут быть не только финансовыми, но и промежуточными:

"Не все подразделения бизнеса работают напрямую с денежными потоками, но их деятельность влияет на общий успех компании. Например, в бухгалтерии или отделе контроля качества ключевые показатели эффективности могут выражаться не в финансовых показателях, а в качестве выполнения процессов. Важно выбирать метрики, которые напрямую зависят от работы команды и каждого сотрудника, а также объяснять им, как они могут влиять на результат. Это делает KPI действительно эффективным инструментом управления."

Как внедрить KPI в компании: пошаговый алгоритм

KPI разрабатываются как для отдельных сотрудников, так и для подразделений, чтобы повысить эффективность бизнеса. Ключевые метрики направлены на увеличение прибыли, поэтому руководство заранее подготавливает реалистичные цели. Внедрение KPI включает несколько этапов:

●     Сбор и анализ данных. Количественные показатели формируются на основе реальных цифр, поэтому важно изучить прошлые результаты. Например, если отдел продаж завода реализует 5 станков в месяц, необходимо выяснить, почему именно такая цифра, и только после этого устанавливать новые цели. Если просто удвоить план, без анализа возможностей, сотрудники могут не справиться.

●     Анализ бизнес-процессов. Важно детально изучить, какие процессы влияют на прибыль. Возможно, стоит автоматизировать часть задач, чтобы освободить время сотрудников для работы с клиентами.

●     Бюджетирование. Часто KPI зависят от финансовых вложений. Например, если отдел продаж хочет увеличить число лидов, это потребует дополнительных расходов на рекламу.

●     Обсуждение KPI с сотрудниками. Перед внедрением метрик важно обсудить их с командой. Работники могут предложить скорректировать показатели или улучшить процессы, чтобы добиться более реалистичных и эффективных результатов. Кроме того, KPI напрямую влияет на зарплату, поэтому сотрудники заинтересованы в его обсуждении.

●     Контроль и корректировка. В конце каждого отчетного периода оценивается выполнение KPI. Если цели не достигнуты, необходимо разобраться в причинах. Если сотрудники регулярно перевыполняют план, показатели можно пересмотреть в сторону увеличения.

Генеральный директор GO Digital Азамат Сиражитдинов отмечает, что внедрение KPI проходит легче, если у компании есть четкая стратегия развития:

"Для успешного внедрения KPI важно иметь долгосрочный план развития, учитывать рыночные возможности и собственные компетенции. В этом помогают такие инструменты, как SWOT-анализ для оценки конкурентных позиций, Business Model Canvas для проверки жизнеспособности бизнес-модели и юнит-экономика, которая показывает условия прибыльности. Эти методы помогают сформулировать четкие цели и задачи для команды."

Преимущества и недостатки внедрения KPI

Преимущества

Одним из главных плюсов использования KPI является возможность получать точные количественные данные. Эти показатели объективно отражают эффективность работы сотрудников и позволяют бизнесу анализировать процессы, выявлять слабые места и корректировать стратегию. Например, если план бетонного завода предусматривает отгрузку 5 тонн продукции в день, но производство не справляется из-за нехватки мощности оборудования, можно заранее выявить проблему и внести необходимые изменения.

Недостатки

Однако внедрение KPI требует постоянного контроля. Руководителям и владельцам бизнеса приходится уделять время мониторингу выполнения показателей, а в некоторых случаях даже нанимать отдельных специалистов для этого. Если контроль отсутствует, KPI могут превратиться просто в формальные цифры, не влияющие на реальную продуктивность.

Генеральный директор IT-интегратора Fusion Олег Елманов отмечает, что одна из проблем KPI заключается в их влиянии на систему мотивации сотрудников:

"Часто KPI используются для расчета премиальной части зарплаты. В этом случае сотрудники концентрируются на задачах, которые напрямую связаны с получением бонусов, а не на комплексном развитии бизнеса. Кроме того, если при внедрении показателей не учитывать распределение нагрузки между отделами, могут возникнуть сбои. Например, если колл-центр начнет активно увеличивать количество звонков потенциальным клиентам, а команда пресейла не сможет оперативно обработать все заявки, эффективность работы в целом снизится."

Что еще, кроме денежных показателей, измеряют KPI?

Ключевые показатели эффективности (KPI) могут влиять на чистую прибыль бизнеса не только через денежные показатели. Существуют метрики, которые не связаны с финансами, например, уровень удовлетворенности сотрудников, социальный капитал, текучесть кадров и производительность труда.

Кристина Белякова, директор по развитию компании RedPad Games AG, делится своим опытом использования KPI в области управления персоналом:

«В нашей компании мы внедрили систему KPI для социального капитала, чтобы сделать работу более интересной и способствовать развитию сотрудников. Мы поощряли инициативы, профессиональные достижения и переработки. За прочтение книг по профессии, прохождение обучающих курсов или внесение идей в компанию сотрудники могли зарабатывать баллы, которые затем обменивались на подарки, такие как сертификаты в магазины, фитнес-залы, спа и салоны красоты. Каждый квартал мы подводили итоги и награждали тех, кто накопил наибольшее количество баллов. Эта система премирования оказалась весьма эффективной».как сертификаты в магазины, фитнес-залы, спа и салоны красоты. Каждый квартал мы подводили итоги и награждали тех, кто накопил наибольшее количество баллов. Эта система премирования оказалась весьма эффективной».

Как разработать персональные KPI

Показатели эффективности могут устанавливаться как для отделов, так и для отдельных сотрудников. Персональные результаты дополняют общие показатели. Например, в плане отдела продаж мебельной фабрики установлена цель в 10 миллионов рублей. В отделе работает 10 сотрудников, каждый из которых отвечает за продажу на сумму 1 миллион рублей в месяц и получает 50 000 рублей к окладу. Если один из менеджеров реализует продукцию на 1,5 миллиона, он получит 75 000 рублей.

Персональные KPI зависят от потенциала сотрудника и его инициативности. Если менеджер намерен превысить запланированные объемы продаж, руководители устанавливают индивидуальные показатели эффективности, чтобы стимулировать его к достижению лучших результатов.

Формулы и таблицы для составления KPI

Для расчета KPI не существует универсальной формулы. Обычно определяется плановый показатель, а в конце отчетного периода оценивается, насколько успешно сотрудники справились с поставленной задачей. Например, если целью отдела маркетинга является привлечение 100 лидов в месяц, а фактически было привлечено 90, то эффективность выполнения плана составит 90%.

Разные направления бизнеса используют различные KPI в зависимости от своей деятельности. Интернет-маркетологи могут оценивать CPA или ROAS, тогда как финансовый отдел отслеживает рентабельность чистой прибыли. Расчет этих показателей производится по общепринятым формулам.

Для общего расчета ключевых показателей эффективности можно использовать стандартную формулу:

Упрощенная формула для расчета:

Эти результаты показывают, на сколько процентов сотрудники или отделы выполняют поставленные задачи.

Компании самостоятельно выбирают таблицы для отображения KPI. Это могут быть таблицы Excel или Google, в которых фиксируются плановые и фактические результаты. Если в компании внедрен финансовый учет, часть данных может быть получена из план-фактного анализа, который демонстрирует общую эффективность бизнеса с финансовой точки зрения.

Кстати, в блоге ПланФакта есть статья о том, как составить план-фактный анализ.

Частые ошибки при составлении KPI

Главной ошибкой является отсутствие контроля и анализа. Показатели включаются в план с целью увеличения чистой прибыли бизнеса или предприятия. Если сотрудники и отделы не достигают установленных целей, общая эффективность бизнеса снижается.

Необсуждение показателей также приводит к проблемам. Каждый KPI должен быть предварительно обсужден с исполнителем. Диалог поможет установить реалистичные цифры, которые можно достичь.

Если отделы работают на разные цели, эффективность страдает. KPI разрабатываются для увеличения прибыли всей компании, поэтому задачи различных отделов должны быть взаимосвязаны. Например, отдел продаж может повысить объемы продаж на 10%, если отдел маркетинга предоставит больше лидов. Количество лидов зависит от бюджета, который выделяет финансовый отдел. Все ключевые показатели должны быть согласованы между руководителями направлений.

Григорий Пахомов, исполнительный директор агентства недвижимости KNRU, считает, что ошибки возникают, когда руководители не понимают сути общей задачи:

«Некорректные расчеты потребностей и неверно выбранные показатели оценки приводят к ошибкам. Многие компании обозначают необходимость учета количественных показателей, но фактически переходят к качественным. Перед внедрением важно проанализировать, что может дать оценка процесса или результата. Идеальный KPI должен учитывать как количественные, так и качественные показатели, выраженные в цифрах. Если РОПу необходимо понять эффективность отдела продаж, можно проанализировать не просто количество проведенных встреч или закрытых сделок, а соотношение сотрудников с закрытыми сделками выше определенного значения. Это позволит одним показателем охватить сразу несколько количественных аспектов»

Оценка выполнения KPI

Для оценки результатов обычно используются числовые значения и данные. Например, оператор ЧПУ должен изготовить 100 деталей за месяц, что соответствует 100% выполнению плана. Если сотрудник произвел 80 деталей, его выполнение составит 80%. Далее руководители анализируют, допустимо ли такое количество или необходимо предпринять меры для достижения требуемых результатов.

Для ключевых показателей эффективности заранее определяются плановые и допустимые значения. Если результат ниже допустимого уровня, это указывает на неэффективное выполнение работы.

Важно, чтобы собственники постоянно контролировали выполнение целей. Часто возникает ситуация, когда задачи формулируются, но никто не отслеживает их выполнение. В результате KPI остаются лишь на бумаге и не способствуют достижению бизнес-целей, таких как увеличение прибыли.

Основные моменты для бизнеса:

●     KPI отражают результаты, которых достигают сотрудники и отделы за определенный период.

●     Ключевые показатели эффективности внедряются для повышения прибыли компании.

Показатели разрабатываются в диалоге с сотрудниками и основываются на финансовых результатах бизнеса.